Gewerbetreibende, bilanzierungspflichtige Unternehmer oder selbstständig Tätige müssen u. a. Bücher, Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Geschäftskorrespondenz sowie alle elektronisch übermittelten Dokumente mindestens 6 bzw. 10 Jahre aufbewahren. Für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht oder der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist (§ 147 Abs. 4 der Abgabenordnung). Entsprechendes gilt auch für elektronisch archivierte Dokumente und Belege.
Am 31.12.2016 können Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und sämtliche Buchungsbelege aus dem Jahr 2006 vernichtet werden, sofern in den Dokumenten 2006 der letzte Eintrag erfolgt ist. Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2010 empfangen oder abgesandt wurden, sowie andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus dem Jahre 2010 und früher können ebenfalls vernichtet werden. Ausnahme: Die Dokumente sind für die Besteuerung weiterhin von Bedeutung, etwa weil die steuerliche Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Stand: 29. November 2016
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